Helm unter Arm, im Hintergrund Techniker

Pooldisposition

für effiziente Techniker- und Monteurauslastung

Autor: Frank Trompke

Pooldisposition: Wie Selbsteinplanung die Instandhaltung effizienter macht

Während der Druck auf die Anlagenverfügbarkeit und den Anlagenausbau steigt, kommt es in der Instandhaltung auch auf eine hohe First-Time-Fix-Rate, Wirtschaftlichkeit und eine optimale Auslastung der Techniker an. Wie kann die Pooldisposition dabei helfen, die Auftragsabwicklung der Instandhalter effizienter zu gestalten?

Was versteht man unter Pooldisposition?

Bei der Pooldisposition werden einzelne oder mehrere Aufträge einer bestimmten Gruppe zugewiesen – zum Beispiel den Elektrikern oder den Mechanikern bzw. Schlossern. Die Techniker aus diesem „Pool“ haben dann die Möglichkeit, sich Wartungs- und Instandhaltungsaufträge zu reservieren oder selbst zuzuweisen, wenn sie sich in der Nähe des Einsatzortes befinden bzw. freie Kapazitäten in ihrem Zeitplan vorliegen und die relevante Anlage bereits aus vorherigen Aufträgen bekannt ist. Diesen Prozess nennt man auch „Selbsteinplanung“.

Damit handelt es sich bei der Pooldisposition um ein Konzept im Bereich des Workforce Managements, das darauf abzielt, Technikern die eigenverantwortliche Auftragsabwicklung ohne Vorgaben eines Planers bzw. Disponenten zu ermöglichen.

Techniker in Werkshalle mit Helm und Tablet

Zentrale Vorteile der Selbsteinplanung

Techniker können eigenständig entscheiden, welche Aufträge sie übernehmen und nach Absprachen mit den Anlagenverantwortlichen den Zeitpunkt der Ausführung festlegen. Diese Selbstbestimmtheit steigert die Motivation und führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.

Durch die Zuweisung von Aufträgen an verfügbare Pool-Mitarbeitende lässt sich eine gleichmäßigere Auslastung erreichen. Das vermeidet Über- und Unterlastungen und trägt zur Zufriedenheit bei, da eine gerechtere Arbeitsverteilung möglich ist.

Die Pooldisposition erlaubt es, schneller auf unvorhergesehene Ereignisse oder kurzfristige Änderungen zu reagieren, indem Ressourcen bei Bedarf Lücken in ihrem Arbeitstag selbstständig über Poolbedarfe füllen.

Die effiziente Verteilung und Nutzung der Technikerkapazitäten helfen dabei, Kosten zu sparen, bspw. durch weniger Dispositionsaufwand in der Planung und Arbeitsvorbereitung und durch eine kapazitätsgerechte effiziente Auftragsabarbeitung ohne Leerlauf beim Techniker.

Die Pooldisposition erlaubt eine nahtlose Integration von Subunternehmen. Durch das Einbeziehen externer Anbieter in den Pool kann die Kapazität flexibel erweitert werden, um Spitzenlasten abzudecken oder Spezialfähigkeiten einzubringen.

Für wen eignet sich die Pooldisposition?

Bei der Wartung und Instandhaltung von Produktionsanlagen ist es entscheidend, bei hoher Wirtschaftlichkeit das Risiko von Stillständen und Ausfällen zu reduzieren. Hier kann die Pooldisposition einen echten Mehrwert leisten. Aber auch für Unternehmen aller Branchen und Größen, und vor allem für die Kooperation mit Subunternehmern ist sie ein wertvolles Werkzeug.

Dabei entsteht der größte Nutzen bei Aufgaben, die keinen bestimmten Techniker, keinen dedizierten Erledigungszeitpunkt  und kein spezifisches Material erfordern. Dazu gibt es weitere Faktoren im Instandhaltungsalltag, bei denen die Selbsteinplanung ideal ist:

Viele wiederkehrende Tätigkeiten an bekannten Anlagen
Hohe Variabilität in der Auftragslast mit eigenverantwortlichen Technikern
Disponent bzw. Arbeitsvorbereitung und Team- und Gruppenleitung ist ebenfalls an den Anlagen mobil unterwegs
Serviceorientierte Branchen
Unternehmen mit Störungsdiensten in der Instandhaltung und Kundenservice
Projektbasierte Arbeitsumgebungen mit eigenverantwortlicher Terminabstimmung der Techniker und Monteure mit Dritten

Kann Software die Pooldisposition unterstützen?

Insbesondere die Planung und das Management der Ressourcen können bei der Pooldisposition herausfordernd sein. Doch moderne Softwarelösungen im Bereich des Field Service Managements bieten Tools und Funktionen, die Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der Selbsteinplanung unterstützen.

Für den Techniker ist dabei eine möglichst einfache und mobile Nutzung wichtig, damit er sich intuitiv und eigenverantwortlich aus dem Auftragspool bedienen kann. Die Auftragsliste sollte dabei beliebig sortiert und gefiltert werden können. Eine standortabhängige Auftragssuche mit entsprechender Entfernungsangabe hilft dabei, Aufträge in der Nähe zu finden. Und indem sich Aufträge aus dem persönlichen Arbeitsvorrat, selbstdisponierte wie auch offene Pool-Aufträge mitsamt Einsatzinformationen in einer Karte anzeigen lassen, behält man stets den Überblick. Eine kalendarische Darstellung auf Basis der Termine und individualisierbare Einstellungen sollten guter Standard sein.

Lachender Instandhalter

Welche Herausforderungen sind zu meistern?

Dennoch gibt es weitere Herausforderungen in puncto Pooldisposition, die vor allem aus der eigenverantwortlichen Arbeitsweise stammen: Die Techniker könnten etwa dazu neigen, sich selbstständig weniger beliebte Aufgaben oder solche mit schwierigen Kunden seltener zuzuweisen, wodurch diese liegen bleiben würden. Daher ist es wichtig, dass Disponenten die Poolaufträge kontinuierlich überwachen und für Aufträge eine feste Deadline vorgeben.

Auch kann es zu Konflikten kommen, wenn ein Disponent versucht, einen bereits angenommenen Auftrag zurückzuziehen. Ebenso kann ein Techniker gezwungen sein, einen Auftrag zurückzugeben, wenn er plötzlich zu einem dringenden Einsatz gerufen wird. Um solche Konflikte zu vermeiden, sollte man im Voraus klare Regelungen definieren.

Wie sieht die Selbsteinplanung von morgen aus?

Der Mangel an Fachkräften und ein zunehmender Wettbewerb erfordern es, dass Techniker immer flexibler agieren und ihre Fähigkeiten ausbauen, um eine breitere Palette von Aufträgen bewältigen zu können. Voraussichtlich wird auch der Einsatz von Subunternehmern zunehmen.

Setzen Unternehmen auf eine mobile Lösung, die die Möglichkeit zur Pooldisposition unterstützt, kann dies in Kombination mit der Eigenverantwortung der Mitarbeitenden nicht nur bestehende Herausforderungen lösen, sondern auch zu einer verbesserten Anlagenverfügbarkeit und Servicequalität führen.

NEO Insight Bildschirm

Maintenance Dashboards für Service und Instandhaltung

Wie Sie Maintenance Dashboards für kennzahlenunterstützte Entscheidungen im Service und in der Instandhaltung nutzen.
Mehr erfahren
Digitale Checkliste

WebCast: Digitale Checklisten optimal einsetzen

In unserem WebCast erfahren Sie, warum diese einen wesentlichen Bestandteil moderner Arbeitsprozesse...
Mehr erfahren
Helm unter Arm, im Hintergrund Techniker

Pooldisposition

Pooldisposition in der Instandhaltung: Wie kann die Selbsteinplanung dem Fachkräftemangel etwas entgegensetzen?
Mehr erfahren