Was fürs Workforce Management wichtig ist

Stellen Sie sicher, dass das zukünftige WFM-System alle wesentlichen Funktionen abdeckt, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Dazu gehören die präzise Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheiten, die automatische Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen, Leistungsbewertungssysteme, integrierte Kommunikationsplattformen und Werkzeuge zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Arbeitsrichtlinien.

Wählen Sie ein System mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche, die es den Mitarbeitenden erleichtert, sich schnell einzuarbeiten und das digitale Betriebsführungssystem effizient zu nutzen. Berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse und Vorlieben und bieten Sie umfassende Schulungen an, um die Akzeptanz und das Engagement zu fördern.

Achten Sie darauf, dass das Workforce Management System nahtlos mit Ihren bestehenden HR-, Gehaltsabrechnungs- und ERP-Systemen integriert werden kann. Stellen Sie auch sicher, dass es hohe Sicherheitsstandards erfüllt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Überprüfen Sie zudem die Skalierbarkeit, um sicherzustellen, dass es mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten kann.

Analysieren Sie die voraussichtlichen Gesamtkosten des Workforce Management Systems, einschließlich Ausschreibungs-, Anschaffungs-, Implementierungs- und laufender Betriebskosten. Insbesondere Letztere, die über einen Nutzungszeitraum von vielen Jahren häufig höher ausfallen als die initialen Anschaffungskosten, werden bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit unterschätzt. Führen Sie also eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durch, um den potenziellen wirtschaftlichen Nutzen des Systems zu bewerten und sicherzustellen, dass die Investition sich lohnt.

Nutzen Sie Ihre Bedarfsanalyse und Zielsetzung als Grundlage, um verschiedene WFM-Anbieter auf dem Markt zu untersuchen und zu vergleichen. Holen Sie dabei Referenzen und Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen ein, die ähnliche Systeme nutzen. Bewerten Sie auch den Support- und Wartungsangebote der Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie im Bedarfsfall schnelle und effektive Unterstützung erhalten.

Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan mit klaren Meilensteinen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Planen Sie auch Schulungen und Change-Management-Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten und die Key User aus der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und der Führungsebene von Anfang an abgeholt und in den Prozess mit einbezogen sind.

Achten Sie darauf, dass das Betriebsführungssystem regelmäßig aktualisiert und weiterentwickelt wird, um technologische Fortschritte und neue Anforderungen abzudecken. Stellen Sie auch sicher, dass das Workforce Management System flexibel genug ist, um sich an zukünftige Veränderungen und Erweiterungen anzupassen, damit es einen langfristig Mehrwert bieten kann.

Die Erstellung einer klaren, detaillierten und effizienten WFM-Ausschreibung ist entscheidend, um die passende Lösung und den richtigen Partner für Ihr zukünftiges Workforce Management zu finden. Sie sollte nicht nicht nur die systemischen und fachlichen Anforderungen, sondern auch sämtliche rechtliche, wirtschaftliche und organisatorische Aspekte umfassen.