Zwei Techniker an der Maschine stellen Subunternehmer in der Instandhaltung dar

Subunternehmer in der Instandhaltung

Externe Kräfte digital einbinden

Autor: Carl Helmer

Subunternehmer in der Instandhaltung: Externe Kräfte digital einbinden

Von der Anpassung an Auslastungsschwankungen über die Abdeckung geschäftsarmer Regionen bis zur kosteneffizienten Durchführung spezialisierter Tätigkeiten – die Integration von Subunternehmen bietet auch in der Instandhaltung viele Vorteile. Wie kann sie digital gelingen?

Maschinen und Anlagenbauer setzen zunehmend auf externe Subunternehmen, um zeitliche oder lokale Ressourcenengpässe zu überbrücken und Spezialkompetenzen zu integrieren. Weiterhin sind spezialisierte Subunternehmen meist in der Lage, bestimmte Tätigkeiten schneller und zu pauschalen Preisen durchzuführen.

Dabei sollte das Ziel stets sein, dieselben Fähigkeiten und die gleiche Transparenz über die Wartungsabwicklung zu garantieren und die zusätzlichen administrativen Aufwände des Subunternehmer-Managements so gering wie möglich zu halten.

Wann Subunternehmen in der Instandhaltung gefordert sind

Bei einem Mangel an internen Kräften
Um globale oder regionale Strukturen aufzubauen
Zur Abdeckung bestimmter Servicezeiten
Um spezielle und hochtechnisierte Qualifikationen einzukaufen

Herausforderungen bei der Subunternehmerintegration

Jedoch stellt die Integration von Subunternehmen in die eigenen digitalen Instandhaltungsprozesse häufig eine Hürde dar. So werden Aufträge oft noch telefonisch oder per E-Mail vergeben. Und falls überhaupt, erhalten die meisten Auftraggebenden Rückmeldungen und Berichte über die erledigten Aufträge immer noch per E-Mail oder auf Papier.

Dazu sind die Terminverwaltung wie auch Dokumentation der Ergebnisse meist intransparent, was zu einer ineffizienten Kommunikation und mangelnden Nachvollziehbarkeit der Arbeitsabläufe führen kann. Nicht zuletzt gestaltet sich die Leistungsabrechnung in vielen Fällen aufwändig, verzögert und papierbasiert, was den administrativen Aufwand nochmals erhöht.

Ein digitaler Zugriff auf die vollständige Dokumentation sowie direkte Möglichkeiten zur Terminplanung sind daher wesentliche Aspekte, um die Qualitätswahrnehmung zu verbessern. So kann die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöhen. Und Unternehmen, die diese Herausforderungen mit ihren Subunternehmen meistern, setzen sich letztendlich durch optimierte Instandhaltungsprozesse vom Wettbewerb ab.

Subunternehmer in der Instandhaltung geben sich die Hand

Die Anforderungen: Was sich Instandhaltungskunden wünschen

Ein Unternehmen in der Getränkeindustrie nutzt das digitale Serviceportal des Herstellers, um eine notwendige Wartung an einer seiner Abfüllmaschinen zu melden. Der Mitarbeitende an der Anlage scannt den QR-Code der betroffenen Maschine und wird durch einen strukturierten Prozess geführt, der die Erfassung von Fehlersymptomen, Auswirkungen auf den Produktionsablauf und relevante Maschinenstammdaten umfasst. Am Ende kann er eines von drei verfügbaren Zeitfenstern für die Wartung auswählen. Nach der Terminwahl erhält er eine automatisierte Bestätigungsmail mit allen Details zum gewählten Termin.

Eine Stunde vor dem vereinbarten Wartungstermin erhält der Betreiber noch eine SMS-Erinnerung. Der Instandhaltungstechniker erscheint pünktlich und bestens vorbereitet, führt die erforderlichen Wartungsarbeiten durch und lässt sich die durchgeführten Leistungen digital bestätigen. Unmittelbar nach Abschluss erhält der Betreiber eine Benachrichtigung, die einen Link zur digital hinterlegten Wartungsdokumentation enthält. Zwei Tage später wird ihm die detaillierte Rechnung per E-Mail zugeschickt.

Dieses Beispiel illustriert, wie der gesamte Instandhaltungsprozess – von der Meldung des Wartungsbedarfs über die Terminvereinbarung bis hin zur Dokumentation und Abrechnung – durch eine digitale Lösung optimiert werden kann.

Der digitale Best-Practice-Ansatz: Wie können Subunternehmen am besten eingebunden werden?

Genauso effizient und transparent lässt sich die Einbindung von Subunternehmen in Wartungsprozesse durch den Einsatz einer Instandhaltungssoftware gestalten. Auf die folgenden Schritte kommt es dabei an:

Subunternehmen sollten über ein zentrales Serviceportal Aufträge erfassen können. Durch Scannen eines QR-Codes oder Barcodes auf der Maschine lassen sich wichtige Daten wie Fehlersymptome, Auswirkungen und Maschinenstammdaten digital eintragen, damit alle relevanten Informationen sofort verfügbar sind.

Die Portallösung sollte eine Funktion zur automatischen Planung bieten, bei der Anlagenverantwortliche aus verschiedenen verfügbaren Zeitfenstern den passenden Termin wählen.

Durch regelmäßige Benachrichtigungen, bspw. eine Stunde vor dem Termin per SMS, bleiben die Subunternehmen und die Anlagenverantwortlichen auf dem Laufenden. Indem die Kommunikation über das Serviceportal dokumentiert wird, sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Durch den digitalen Zugriff auf die Wartungsdaten und -historie der Maschinendaten können sich externe Techniker optimal auf den Einsatz vorbereiten. Dies sorgt für eine effiziente und gezielte Abwicklung vor Ort.

Nach Abschluss der Wartung sollten die Techniker sich die erbrachten Leistungen digital bestätigen lassen. Dies kann durch eine mobile App erfolgen, die direkt mit dem Serviceportal verknüpft ist. Die erbrachten Leistungen werden sofort dokumentiert und für alle Beteiligten sichtbar gemacht.

Der Betreiber sollte unmittelbar nach der Wartung Zugriff auf die digital hinterlegte Dokumentation erhalten. Ein Link in der Benachrichtigung ermöglicht den direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Die Rechnungsstellung kann automatisiert und digital erfolgen. Subunternehmen senden ihre Abrechnungen einfach über das Serviceportal, und der Betreiber erhält die Rechnung innerhalb weniger Tage per E-Mail.

Durch Funktionen zur Qualitätskontrolle und Feedbackaufnahme können Betreiber direkt in der Instandhaltungssoftware die Qualität der erbrachten Leistungen bewerten und Feedback geben. Das hilft, die Arbeitsqualität kontinuierlich zu verbessern und die Zusammenarbeit mit Subunternehmen zu optimieren.

Was Subunternehmen in Sachen Serviceportal erwarten

Subunternehmen in der Instandhaltung erwarten eine Vielzahl an Funktionen, die ihre Arbeit effizienter und transparenter gestaltet. Eine nahtlose Anbindung an das zentrale Serviceportal ist dabei essenziell: Hierüber können sie auf zugewiesene Anfragen und Kunden-Assets zugreifen und Rückmeldungen zu ihren Einsätzen geben.

Die ausgewählten Dienstleister benötigen außerdem die Möglichkeit, Tickets eigenständig zu verwalten und, wenn gewünscht, ausgewählte Stammdaten zu pflegen. Ein Self-Service-Zugang ist hilfreich, damit das Dienstleistungsunternehmen die Zugänge eigener Mitarbeiter selbstständig verwalten kann.

Weiterhin sollten Störungen direkt gemeldet und Tickets entweder vom Innendienst des Dienstleistenden oder von den Mitarbeitern des Auftraggebers vor Ort angelegt werden können. Das reduziert die Bearbeitungsaufwände und verbessert die Kommunikation enorm, da die Pflege der Datendirekt im Portal ohne Systembruch erfolgt.

Subunternehmer in der Instandhaltung als Würfel dargestellt

Assets verwalten, Einsätze koordinieren, mobil arbeiten

Subunternehmer müssen ihre Einsätze und die zugehörigen Assets auch effizient verwalten können. Dabei sind technische Eigenschaften wie die Integration in bestehende Portalanwendungen, ein individualisierbares Look & Feel, übersichtliche Dashboards, sowie die flexible Nutzung On-Premise oder in der Cloud für eine nahtlose Einbindung entscheidend. Mehrsprachigkeit und Skalierbarkeit können die Anpassungsfähigkeit an zukünftiges Wachstum und internationale Anforderungen gewährleisten.

 

Die Mobilität spielt ebenfalls eine große Rolle: Offlinefähigkeit und die Nutzung auf mobilen Geräten ermöglichen es den Technikern des Subunternehmens, auch ohne permanente Internetverbindung effizient zu arbeiten. Eine SAP-Integration, die sich an die bestehenden Prozesse anpasst, rundet das Angebot ab und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Subunternehmern.

Wann eine Serviceportallösung besonders nützlich ist

  • Wenn Subunternehmen bessere Einsatzdaten brauchen.
  • Wenn die Terminvereinbarung zwischen Auftraggeber und Dienstleister schwierig ist.
  • Wenn die Datenabfrage beim Auftraggeber aufwändig und nicht in den digitalen Prozess integriert ist.
  • Wenn Auftraggeber ständig nach dem Stand des Tickets fragen.
  • Wenn der Subunternehmer-Einsatz aufwändig und fehleranfällig ist.
  • Wenn Servicetechniker nicht wissen, was sie vor Ort erwartet.

Subunternehmen einfach in die Instandhaltung integrieren

Wenn die Anforderungen des Kunden und die (digitalen) Möglichkeiten der beauftragten Subunternehmen in Sachen Instandhaltung zu weit auseinanderklaffen, sind Ineffizienzen, mangelnde Transparenz und Unzufriedenheit vorprogrammiert.

Mit der NEO Suite haben Sie hingegen alle Möglichkeiten, Ihre Subunternehmer so nahtlos in Ihre Instandhaltungsprozesse zu integrieren, dass der Auftraggeber keinen Unterschied zwischen einem eigenverantwortlich durchgeführten und einem fremdvergebenen Auftrag erkennen kann.

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