Subunternehmer in der Instandhaltung

Von der Anpassung an Auslastungsschwankungen über die Abdeckung geschäftsarmer Regionen bis zur kosteneffizienten Durchführung spezialisierter Tätigkeiten – die Integration von Subunternehmen bietet auch in der Instandhaltung viele Vorteile. Wie kann sie digital gelingen?

Maschinen und Anlagenbauer setzen zunehmend auf externe Subunternehmen, um zeitliche oder lokale Ressourcenengpässe zu überbrücken und Spezialkompetenzen zu integrieren. Weiterhin sind spezialisierte Subunternehmen meist in der Lage, bestimmte Tätigkeiten schneller und zu pauschalen Preisen durchzuführen.

Dabei sollte das Ziel stets sein, dieselben Fähigkeiten und die gleiche Transparenz über die Wartungsabwicklung zu garantieren und die zusätzlichen administrativen Aufwände des Subunternehmer-Managements so gering wie möglich zu halten.

Jedoch stellt die Integration von Subunternehmen in die eigenen digitalen Instandhaltungsprozesse häufig eine Hürde dar. So werden Aufträge oft noch telefonisch oder per E-Mail vergeben. Und falls überhaupt, erhalten die meisten Auftraggebenden Rückmeldungen und Berichte über die erledigten Aufträge immer noch per E-Mail oder auf Papier.

Dazu sind die Terminverwaltung wie auch Dokumentation der Ergebnisse meist intransparent, was zu einer ineffizienten Kommunikation und mangelnden Nachvollziehbarkeit der Arbeitsabläufe führen kann. Nicht zuletzt gestaltet sich die Leistungsabrechnung in vielen Fällen aufwändig, verzögert und papierbasiert, was den administrativen Aufwand nochmals erhöht.

Ein digitaler Zugriff auf die vollständige Dokumentation sowie direkte Möglichkeiten zur Terminplanung sind daher wesentliche Aspekte, um die Qualitätswahrnehmung zu verbessern. So kann die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöhen. Und Unternehmen, die diese Herausforderungen mit ihren Subunternehmen meistern, setzen sich letztendlich durch optimierte Instandhaltungsprozesse vom Wettbewerb ab.

Ein Unternehmen in der Getränkeindustrie nutzt das digitale Serviceportal des Herstellers, um eine notwendige Wartung an einer seiner Abfüllmaschinen zu melden. Der Mitarbeitende an der Anlage scannt den QR-Code der betroffenen Maschine und wird durch einen strukturierten Prozess geführt, der die Erfassung von Fehlersymptomen, Auswirkungen auf den Produktionsablauf und relevante Maschinenstammdaten umfasst. Am Ende kann er eines von drei verfügbaren Zeitfenstern für die Wartung auswählen. Nach der Terminwahl erhält er eine automatisierte Bestätigungsmail mit allen Details zum gewählten Termin.

Eine Stunde vor dem vereinbarten Wartungstermin erhält der Betreiber noch eine SMS-Erinnerung. Der Instandhaltungstechniker erscheint pünktlich und bestens vorbereitet, führt die erforderlichen Wartungsarbeiten durch und lässt sich die durchgeführten Leistungen digital bestätigen. Unmittelbar nach Abschluss erhält der Betreiber eine Benachrichtigung, die einen Link zur digital hinterlegten Wartungsdokumentation enthält. Zwei Tage später wird ihm die detaillierte Rechnung per E-Mail zugeschickt.

Dieses Beispiel illustriert, wie der gesamte Instandhaltungsprozess – von der Meldung des Wartungsbedarfs über die Terminvereinbarung bis hin zur Dokumentation und Abrechnung – durch eine digitale Lösung optimiert werden kann.

Subunternehmen in der Instandhaltung erwarten eine Vielzahl an Funktionen, die ihre Arbeit effizienter und transparenter gestaltet. Eine nahtlose Anbindung an das zentrale Serviceportal ist dabei essenziell: Hierüber können sie auf zugewiesene Anfragen und Kunden-Assets zugreifen und Rückmeldungen zu ihren Einsätzen geben.

Die ausgewählten Dienstleister benötigen außerdem die Möglichkeit, Tickets eigenständig zu verwalten und, wenn gewünscht, ausgewählte Stammdaten zu pflegen. Ein Self-Service-Zugang ist hilfreich, damit das Dienstleistungsunternehmen die Zugänge eigener Mitarbeiter selbstständig verwalten kann.

Weiterhin sollten Störungen direkt gemeldet und Tickets entweder vom Innendienst des Dienstleistenden oder von den Mitarbeitern des Auftraggebers vor Ort angelegt werden können. Das reduziert die Bearbeitungsaufwände und verbessert die Kommunikation enorm, da die Pflege der Datendirekt im Portal ohne Systembruch erfolgt.