Wartung und Instandsetzung mit der NEO Mobile Suite und NEO Schedule schafft Stringenz und Transparenz im Service. Mit nahtloser Integration in alle Vor- und Nachfolgeprozesse entlang der Wertschöpfungskette. Mit einfacher Disposition von Serviceteams vor Ort. Mit vollem Überblick und Fortschrittskontrolle aller Tätigkeiten.
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Selina Wagner
Projektmanagerin Axians NEO Suite
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Mobiler Anlagen-Service als ERP-integrierter Prozess bei der Alois Müller GmbH
„Energie im Fokus“ lautet der Leitsatz der Alois Müller GmbH. In diesem Sinne hat sich das Unternehmen im Lauf der vergangen 50 Jahre vor allem auf den Bau komplexer Anlagen für Wärme, Kälte, technische Gase und Strom bei industriellen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert. Das Ganze mit dem Ziel der Optimierung von Energiekosten, Schonung wertvoller Ressourcen und Einhaltung aller Umweltauflagen.
„Service im Fokus“ hieß nun der nächste Anspruch. Im Zuge der S/4-HANA Transformation und als unternehmensweit integrierte Field Service Management-Lösung. Oder kurz gesagt: mit der NEO Suite.
Von SAP zu ASAP: Field Service Management per NEO Suite
Auch bei Alois Müller weiß man: Die beste Anlage ist nichts ohne die entsprechende Wartung. Also sorgen hier qualifizierte Techniker laufend für optimale Einstellungen und das Zusammenwirken der einzelnen Komponenten. Vor Projektstart liefen diese Prozesse allerdings über viele Schnittstellen manuell und mit Medienbrüchen. Anders gesagt: die Datenbanken in der gesamten Wertschöpfungskette hießen Excel, Papier, Outlook und eine Handwerkersoftware. Die Einführung von S/4HANA bildete bei Alois Müller die Basis für diese gewachsenen Ansprüche. Vor allem im Bereich Service wurden dafür die Standard-Prozesse der SAP Module (SD, CS, PM, CO, MM, FI) genutzt.
Gesucht wurde eine Field Service Management-Lösung zur durchgängigen und einheitlichen Digitalisierung der Prozesse im Service. Eine mobile Anwendung sollte als Kommunikator zur Disposition dienen, alle kunden- und einsatzrelevanten Daten zur Verfügung stellen und eine exakte, termingetreue Rückmeldung der Tätigkeiten ermöglichen. Zudem sollten Kunden die erfassten Daten im Arbeitsbericht einsehen und bestätigen können. Eine digitale Einsatzplanung sollte den Disponenten die Verplanung der Aufträge auf die geeigneten Techniker zu den passenden Zeiten beim Kunden erleichtern.
Für die mobile Auftragsabwicklung mit allen Features, Daten und Tools – ob unterwegs oder vor Ort – kommt nun die Axians NEO Mobile Suite zum Einsatz, die 95 Techniker seit Juli 2021 nutzen.
Die Einführung der Dispositionslösung NEO Schedule erfolgte im Oktober 2022. Vier Disponenten verplanen darüber seitdem die Aufträge und Einsätze bei Alois Müller.
Harmonisierte Prozesse und gebotene Freiheiten
Mit Einführung der NEO Suite erlebten Mitarbeitende wie auch Kunden von Alois Müller eine starke Verbesserung der Serviceleistungen, gepaart mit deutlich mehr Transparenz für alle Beteiligten – ob Auftraggeber, ausführende Techniker oder Planer.
Einheitliche, harmonisierte Prozesse sorgen jetzt nicht nur für effizienteres Arbeiten. Zentralisiertes Steuern und Disponieren der Service-Einsätze spart außerdem Zeit und Kosten. Dabei werden Interessen und Arbeitsprozesse im digitalisierten System synchron gehalten. Und das erhöht nicht zuletzt die Produktivität.
Alle Bereiche des Unternehmens kommunizieren auf einer Ebene und greifen somit reibungslos ineinander. Als Resultat entsteht ein lückenloser Workflow. Ob stationär oder mobil: Alle Projekt-Beteiligten sind laufend auf dem gleichen und vor allem aktuellen Stand. Und keine Information geht unterwegs verloren. Das Service-Center von Alois Müller bedient damit die unterschiedlichsten Anforderungen seiner Kunden prompt und kompetent. Selbst hochkomplexe Abläufe werden ohne Kompromisse hinsichtlich Zeit oder Qualität in den Service-Kreislauf integriert.
Mobile First Class: NEO mit RFID-Tag
Eine der technischen Specials für Alois Müller war die Integration von RFID-Tags zum kontaktlosen Auslesen bzw. Erkennen der technischen Objekte. RFID ist ein bewährtes Verfahren zur Identifizierung von Objekten über Funk. Durch die Nutzung dieser Technik und deren Integration in die Lösungskonzeption, kann Alois Müller nun zusätzliche Services anbieten.
So wird RFID unter anderem genutzt, um Brandschutzklappen zu überprüfen. Konkret: Ein Techniker geht durch die Halle und scannt RFID-Tags in luftiger Höhe mit der NEO Mobile App. So wird automatisch der Messpunkt erkannt und ein Messbeleg geschrieben. Der Kunde hat dann auch gleich den protokollierten Beweis, dass der Servicetechniker wirklich an der jeweiligen Anlage war. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durch die Erkennung des Messpunktes auch das richtige Objekt in der Liste erkannt wird und die zugehörige Checklistenbearbeitung gestartet wird.
Fazit und Ausblick: Pluspunkte für den mobilen Service
Weitestgehende Nutzung von SAP Standards ohne aufwändige Modifikationen durch den Kunden
Unternehmensweit harmonisierte Service-Prozesse
Keine Medienbrüche in der Dokumentation und bei der Erfassung von Servicedaten
Von den Kunden- und Anlagenstammdaten bis hin zu den im Detail geplanten Einsätzen findet alles in einem System statt.
Signifikante Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter durch eine intelligente Steuerung der anstehenden Aufgaben.
Zur Erweiterung des Leistungsumfangs wird bei Alois Müller aktuell die automatische Einsatzplanung mit dem NEO Optimizer in Betracht gezogen. Zudem ist die Migration auf die aktuelle mobile Lösung NEO Mobile geplant.
„Wir suchten eine standardisierte Lösung zur Abbildung unserer Serviceprozesse, bei gleichzeitiger Nutzung individueller Prozessfunktionen. Mit den Features der NEO Suite von Axians erhielten wir den dafür besten Mix: standardisierte Prozesse, gepaart mit individuell auf unsere Anforderung zugeschnittenen Funktionen. Im Ergebnis ein wesentlicher Faktor im Wettbewerb, um gegenüber Marktbegleitern zu punkten. Denn bei gängigen Cloud-Lösungen im Service konnte uns keine Lösung die Flexibilität bieten, die unsere Teams mit der NEO Suite jetzt täglich nutzen.“
Key-user SAP und Leiter Controlling, Müller Service GmbH
Alois Müller GmbH. Energie im Fokus. Mobiler Service im Griff.
Vom 1973 gegründeten Familienbetrieb zum mittelständischen Unternehmen gewachsen, beschäftigt die Alois-Müller-Gruppe heute über 800 Mitarbeitende an 14 Niederlassungen. 90 Prozent davon arbeiten im operativen Bereich. In der zentralen „Green Factory“ im schwäbischen Ungerhausen befindet sich die umfassende Fertigung für mobile Energiezentralen und Energiemodulsysteme. Dabei steht bei Alois Müller generell eine nachhaltige Philosophie im Zentrum. Bei Heizungs-,
Lüftungs-, Sanitär-, Kälte- oder Elektrotechnik genauso wie beim Energie-Contracting oder der CO2–neutralen und energieautarken Produktion.
