Effiziente digitale Dokumentation

Die Mitarbeiter des Anlagen- und Netzservice der SWM warten und inspizieren täglich die Netze und Anlagen, richten Hausanschlüsse ein oder kontrollieren die Funktionsfähigkeit von Armaturen (beispielsweise Hydranten). Sie erhalten dafür einen Arbeitsauftrag, in dem sie die durchgeführten Tätigkeiten dokumentieren. Störungen werden durch Störmeldungen und Versorgungsunterbrechungsmeldungen dokumentiert. Vor der Einführung der mobilen Lösung nutzten sie dazu viele unterschiedliche Dokumente auf Papier.

Der Ablauf der Instandhaltungsprozesse sollte nun optimiert werden. Das Ziel war, alle Instandhaltungs- und Wartungsleistungen, Störungsbeseitigungen und Dienstleistungen für Dritte über eine mobile Lösung zu beauftragen, zu dokumentieren und abzurechnen.

Damit sollte zugleich die Nachweispflicht im Fall eines Schadens gewährleistet sein: Mithilfe einer digitalen Dokumentation kann detailliert und eindeutig belegt werden, wann welcher Mitarbeiter welche Arbeiten erledigt hat. 

Weil die SWM für die Abwicklung der Instandhaltungsprozesse das SAP-Modul PM nutzt, sollte die neue Technologie sich nahtlos in die Systemwelt integrieren. Gleichzeitig musste es möglich sein, mit der Software Serviceaufträge für Dritte abzuwickeln.

Um die passende Software zu finden, holten die SWM verschiedene Angebote ein. Die Entscheidung fiel zugunsten der Lösung NEO Mobile, die heute zur Axians Nict2023EO Solutions & Technology GmbH gehört. Zwei Gründe: Axians ist ein erfahrener Partner von Kommunen und unterstützt sie bei Digitalisierung, Modernisierung und „Mobilmachung“. Zudem hatte ein Stadtwerk in vergleichbarer Größe das Tool bereits erfolgreich im Einsatz.

Bei der Axians NEO Suite handelt es sich um eine ganzheitliche Workforce-Management-Lösung. Sie verknüpft alle Beteiligten in der Instandhaltung, etwa Monteure, Anlagen, Betriebsmittel und auch Auftraggeber und Kunden. Die End-to-End-Software integriert sich tief in das SAP-System.

Als digitaler Assistent für Anwender vor Ort fungiert NEO Mobile. Mit der Software haben Techniker unterwegs alle Anlagen-, Auftrags- und Meldungsdaten jederzeit im Blick. Rückmeldungen zu Wartungen oder Störungen spielen sie in Echtzeit zurück zu SAP oder können diese bei fehlender Internetverbindung offline speichern.

Statt Dokumente zu drucken und Papierbelege zu archivieren, verwenden sie ein mobiles Gerät mit der Software. Das spart Zeit sowie Kosten, reduziert Fehler und erhöht die Dokumentationssicherheit. Das übersichtliche Tool lässt sich über die anpassbare Benutzeroberfläche einfach bedienen – sowohl auf größeren Windows basierten Laptop-Bildschirmen als auch auf einem modernen Tablet. Die Lösung erhöht zudem die Flexibilität für den Monteureinsatz.

Die Software wurde in Magdeburg nicht von einem Tag auf den anderen eingeführt. Zunächst diskutierten die Städtischen Werke ihre Anforderungen mit den Experten von Axians. Dann folgte eine Entwicklungs- und Testphase. Das Projekt lief ab 2011 knapp 1,5 Jahre. Nach 6 Monaten startete der Produktivbetrieb und der Rollout über alle Bereiche dauerte circa zwei Jahre. 

Zuerst arbeiteten Key User mit der neuen Lösung. Frank Trompke, Produktmanager NEO Mobile bei Axians NEO Solutions & Technology, erklärt: „Wir sind agil vorgegangen und haben mit der Scrum-Methode gearbeitet.“ Viele Lösungsansätze und Anforderungen blieben zunächst offen und wurden während des Prozesses anhand der ersten Erfahrungen definiert. In Magdeburg wurde dafür ein Team gebildet, in dem SWM-Mitarbeiter und Axians-Fachleute eng zusammenarbeiteten.

Eine Herausforderung beim Rollout war, dass viele Monteure anfangs Berührungsängste hatten. Bis dahin hatten sie im Arbeitsalltag wenig Erfahrung mit digitalen Tools gesammelt. Manche fürchteten, dass sie durch die neue Transparenz gläsern würden. Alle Prozessschritte wurden mit dem Betriebsrat abgestimmt.

Um den Kollegen Scheu und Ängste zu nehmen, wählte Ulrich Heinemann einen praktischen Ansatz. Er verlegte seinen Arbeitsplatz für die Zeit des Rollouts einen Tag pro Woche in das Gebäude, in dem die Monteure stationiert sind. Wer Fragen hatte oder unsicher war, konnte direkt Kontakt aufnehmen. „Das war ein wesentlicher Faktor für das Gelingen des Umstiegs“, sagt Heinemann.

Seit der Einführung der Software hat sich einiges getan – auf beiden Seiten. Die Städtischen Werke implementierten SAP S/4 HANA. Axians unterstützte diesen Systemumzug mit einer vollständig neuen Programmversion von NEO Mobile. Verbesserungen und neue Abläufe wurden ergänzt. Heinemann lobt insbesondere die hohe Performance und die Usability des Tools. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sei auch darum inzwischen „viel, viel größer“.

Knapp 170 Mitarbeiter arbeiten heute in Magdeburg täglich mit NEO Mobile. Nutzten sie es zu Beginn vorwiegend auf Laptops, steigen einige nach und nach auf Tablets um. Sie erfassen über das mobile Gerät Zeiten, Checklisten, technische Stammdaten oder Messbelege.

Andere verwenden NEO Mobile weiter auf leistungsfähigen Laptops. Auf den Computern ist zugleich komplexe Spezial-Software installiert, mit der sie Einstellungen etwa an Anlagen der verschiedenen Sparten vornehmen.

Die Städtischen Werke Magdeburg sind ein bedeutender Versorgungs- und Dienstleistungspartner in der Region Sachsen-Anhalt. Mit einer langen Tradition bieten sie seit Jahrzehnten zuverlässige Energieversorgung, moderne Telekommunikationsdienste und umweltbewusste Entsorgungslösungen. Die Städtischen Werke Magdeburg setzen auf Innovationen, um nachhaltige Energieerzeugung und -nutzung zu fördern. Durch ihr Engagement gestalten sie die regionale Entwicklung positiv mit.