Une interface numérique au lieu de 150 formulaires : Grâce à une solution mobile du fournisseur de services TIC Axians, les monteurs de Städtische Werke Magdeburg gèrent leur documentation sans papier. La solution de gestion des services de terrain NEO Mobile apporte encore plus d’avantages.
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Alexander Wassiltschenko
Responsable BU Axians NEO Solutions & Technology GmbH
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Une documentation numérique efficace
Les services publics doivent maintenir leurs installations et leurs réseaux en état de fonctionnement de manière sûre, efficace et économique afin de garantir l’approvisionnement de la population. La numérisation offre l’opportunité d’optimiser les processus organisationnels afin de générer plus de transparence et d’utiliser les données de manière plus intelligente.
Les Städtische Werke Magdeburg (SWM) ont commencé leur transformation en 2009. L’entreprise fournit de l’électricité, du gaz naturel, de la chaleur et de l’eau potable à 240 000 habitants de la capitale du Land de Saxe-Anhalt et de ses environs. Elle assure également l’évacuation des eaux usées. Dans un premier temps, SWM a passé au crible les processus, les structures et les flux de travail – tous ceux qui sont liés à l’entretien et à la maintenance des installations techniques. Une fois les changements mis en œuvre, l’étape suivante a été franchie. Ulrich Heinemann, responsable des applications techniques au sein du service d’organisation et de traitement des données de l’entreprise de distribution et de gestion des déchets, explique : “La direction technique souhaitait mettre en place une solution de maintenance mobile afin d’améliorer encore l’efficacité”.
L'objectif : optimiser tous les processus de maintenance
Les collaborateurs du service des installations et du réseau de SWM entretiennent et inspectent quotidiennement les réseaux et les installations, installent des raccordements domestiques ou contrôlent le bon fonctionnement des vannes (par exemple les bouches d’incendie). Ils reçoivent pour cela un ordre de travail dans lequel ils documentent les activités effectuées. Les dysfonctionnements sont documentés par des messages d’erreur et d’interruption de l’approvisionnement. Avant l’introduction de la solution mobile, ils utilisaient pour cela de nombreux documents papier différents.
Le déroulement des processus de maintenance devait maintenant être optimisé. L’objectif était de pouvoir commander, documenter et facturer tous les services de maintenance et d’entretien, les dépannages et les services pour des tiers via une solution mobile.
Cela devrait également garantir l’obligation de preuve en cas de dommage : Une documentation numérique permet d’établir clairement et en détail quand quel employé a effectué quel travail.
Comme la SWM utilise le module PM de SAP pour gérer ses processus de maintenance, la nouvelle technologie devait s’intégrer parfaitement dans l’environnement du système. En même temps, il devait être possible d’utiliser le logiciel pour traiter des ordres de service pour des tiers.
La solution : le logiciel de maintenance mobile NEO Mobile
Pour trouver le logiciel adéquat, SWM a demandé plusieurs devis. Le choix s’est porté sur la solution NEO Mobile, qui fait aujourd’hui partie d’Axians N EO Solutions & Technology GmbH. Deux raisons à cela : Axians est un partenaire expérimenté des municipalités et les aide à se numériser, à se moderniser et à “se mobiliser”. De plus, un service municipal de taille comparable avait déjà utilisé l’outil avec succès.
Axians NEO Suite est une solution holistique de gestion des ressources humaines. Elle relie tous les acteurs de la maintenance, tels que les monteurs, les équipements, les ressources, ainsi que les donneurs d’ordre et les clients. Le logiciel de bout en bout s’intègre profondément dans le système SAP.
NEO Mobile fait office d’assistant numérique pour les utilisateurs sur le terrain. Grâce à ce logiciel, les techniciens en déplacement peuvent consulter à tout moment toutes les données relatives aux installations, aux commandes et aux messages. Ils peuvent également enregistrer des informations hors ligne en cas d’absence de connexion Internet.
Au lieu d’imprimer des documents et de les archiver sur papier, ils utilisent un appareil mobile avec le logiciel. Cela permet de gagner du temps et de l’argent, de réduire les erreurs et d’améliorer la sécurité des documents. L’outil clair est facile à utiliser grâce à son interface utilisateur personnalisable, que ce soit sur un grand écran d’ordinateur portable basé sur Windows ou sur une tablette moderne. La solution accroît également la flexibilité pour l’intervention des monteurs.
Le lancement de la nouvelle solution - et les défis
Le logiciel n’a pas été introduit à Magdebourg du jour au lendemain. Les services municipaux ont d’abord discuté de leurs besoins avec les experts d’Axians. Une phase de développement et de test a ensuite suivi. Le projet a duré près d’un an et demi à partir de 2011. La mise en production a débuté au bout de six mois et le déploiement dans tous les services a duré environ deux ans.
Les utilisateurs clés ont d’abord travaillé avec la nouvelle solution. Frank Trompke, chef de produit NEO Mobile chez Axians NEO Solutions & Technology, explique : “Nous avons adopté une approche agile et travaillé avec la méthode Scrum”. De nombreuses solutions et exigences sont d’abord restées ouvertes et ont été définies au cours du processus en fonction des premières expériences. Une équipe a été constituée à cet effet à Magdebourg, au sein de laquelle les employés de SWM et les spécialistes d’Axians ont travaillé en étroite collaboration.
L’un des défis du déploiement était que de nombreux monteurs avaient peur d’utiliser l’outil au début. Jusqu’alors, ils avaient peu d’expérience avec les outils numériques dans leur travail quotidien. Certains craignaient que la nouvelle transparence ne les rende transparents. Toutes les étapes du processus ont été coordonnées avec le comité d’entreprise.
Afin d’apaiser les craintes de ses collègues, Ulrich Heinemann a choisi une approche pratique. Pendant la période de déploiement, il a déplacé son poste de travail un jour par semaine dans le bâtiment où sont basés les monteurs. Ceux qui avaient des questions ou qui n’étaient pas sûrs pouvaient prendre contact directement. “Cela a été un facteur essentiel pour la réussite du passage à l’euro”, explique Heinemann.
Comment NEO Mobile est utilisé par SWM
Depuis l’introduction du logiciel, les choses ont évolué – des deux côtés. Les services municipaux ont mis en œuvre SAP S/4 HANA. Axians a soutenu ce changement de système avec une toute nouvelle version du programme NEO Mobile. Des améliorations et de nouvelles procédures ont été ajoutées. M. Heinemann salue en particulier la haute performance et la convivialité de l’outil. L’acceptation par les employés est désormais “beaucoup, beaucoup plus grande”.
Près de 170 employés travaillent aujourd’hui quotidiennement avec NEO Mobile à Magdebourg. Si, au début, ils l’utilisaient principalement sur des ordinateurs portables, certains passent progressivement aux tablettes. Ils utilisent leur appareil mobile pour saisir des temps, des listes de contrôle, des données techniques de base ou des documents de mesure.
D’autres continuent à utiliser NEO Mobile sur des ordinateurs portables puissants. Ces ordinateurs sont également équipés de logiciels spécialisés complexes qui leur permettent d’effectuer des réglages, par exemple sur les installations des différents secteurs.
Les avantages du passage à NEO Mobile
Le programme de maintenance mobile NEO Mobile apporte de nombreux avantages aux SWM :
- Environ 150 documents papier différents ont été numérisés dans une interface unifiée. Le fait qu’il y ait autant de documents s’explique par des raisons historiques : Avant la création de SWM en 1993, il existait des fournisseurs indépendants de gaz, d’eau, d’énergie et de chaleur, ainsi qu’une entreprise de traitement des eaux usées. Tous avaient leurs propres formulaires et procédures. Ce n’est qu’avec l’introduction du logiciel qu’ils ont été uniformisés et sont désormais disponibles sous forme numérique.
- Il n’est plus nécessaire d’imprimer, d’emporter, de rapporter et de classer les documents, car ils sont disponibles sous forme numérique.
- Des fonctions de documentation supplémentaires sont possibles. Il n’est pas seulement possible de créer des commandes, de les contrôler sur l’appareil mobile, de les confirmer et de les facturer. Il permet également aux techniciens de traiter et de créer des messages, d’enregistrer des données et des valeurs de mesure et de traiter des listes de contrôle et des données de base.
- Toutes les tâches peuvent être planifiées et saisies de manière détaillée. Auparavant, les tâches individuelles étaient imputées à un ordre permanent, saisi à un moment donné. Maintenant, chaque activité est représentée sur un objet technique concret – par exemple une bouche d’incendie – et peut être facturée.
Avec l’introduction de NEO Mobile, les services municipaux de Magdebourg ont donc considérablement accéléré la numérisation : Tous les processus liés à la maintenance et à l’entretien se déroulent de manière plus fluide et plus efficace.
À propos de Städtische Werke Magdeburg
Städtische Werke Magdeburg est un partenaire important en matière d’approvisionnement et de services dans la région de Saxe-Anhalt. Forts d’une longue tradition, ils offrent depuis des décennies un approvisionnement en énergie fiable, des services de télécommunication modernes et des solutions de gestion des déchets respectueuses de l’environnement. Les Städtische Werke Magdeburg misent sur l’innovation pour promouvoir la production et l’utilisation durables de l’énergie. Par leur engagement, elles contribuent positivement au développement régional.
