Jedno digitální rozhraní místo 150 formulářů: Díky mobilnímu řešení od poskytovatele ICT služeb Axians mohou nyní montéři ve Städtische Werke Magdeburg vyplňovat dokumentaci bez papíru. Řešení NEO Mobile pro správu služeb v terénu nabízí ještě více výhod.
Výhody pro zákazníky
Kontaktní osoba
Alexander Wassiltschenko
Head of BU Axians NEO Solutions & Technology GmbH
+49 511 123549-53
Kontaktujte nás
Efektivní digitální dokumentace
Komunální podniky musí udržovat své systémy a sítě bezpečné, účinné a nákladově efektivní, aby mohly zajistit dodávky elektřiny obyvatelstvu. Digitalizace nabízí příležitost optimalizovat organizační procesy s cílem vytvořit větší transparentnost a inteligentněji využívat data.
Společnost Städtische Werke Magdeburg (SWM ) zahájila transformaci již v roce 2009. Společnost zásobuje 240 000 obyvatel hlavního města spolkové země Sasko-Anhaltsko a jeho okolí elektřinou, zemním plynem, teplem a pitnou vodou. Je také zodpovědná za likvidaci odpadních vod. V prvním kroku SWM důkladně prověřila procesy, struktury a pracovní postupy – všechny, které se podílejí na údržbě a servisu technických systémů. Po provedení změn následoval další krok. “Technické vedení chtělo zavést mobilní řešení údržby jako další způsob zvýšení efektivity,” říká Ulrich Heinemann, vedoucí oddělení technických aplikací v oddělení organizace a zpracování dat ve společnosti zabývající se zásobováním a likvidací odpadů.
Cíl: optimalizovat všechny procesy údržby
Zaměstnanci společnosti SWM, kteří se starají o systém a sítě, denně udržují a kontrolují sítě a systémy, zřizují domovní přípojky nebo kontrolují funkčnost armatur (např. hydrantů). Obdrží pracovní příkaz, ve kterém zdokumentují provedené práce. Poruchy jsou dokumentovány pomocí hlášení o poruchách a hlášení o přerušení dodávky. Před zavedením mobilního řešení používali k tomuto účelu mnoho různých papírových dokumentů.
Nyní bylo třeba optimalizovat procesy údržby. Cílem bylo zadávat, dokumentovat a fakturovat veškeré služby údržby a oprav, odstraňování závad a služby pro třetí strany prostřednictvím mobilního řešení.
To by mělo zaručit i povinnost předložit důkazy v případě škody: Digitální dokumentace může sloužit k podrobnému a jasnému prokázání, kdy který zaměstnanec provedl kterou práci.
Vzhledem k tomu, že společnost SWM používá k řízení svých procesů údržby modul SAP PM, bylo nutné, aby se nová technologie hladce integrovala do prostředí systému. Současně muselo být možné používat software ke zpracování servisních zakázek pro třetí strany.
Řešení: mobilní software pro údržbu NEO Mobile
Aby společnost SWM našla vhodný software, získala různé nabídky. Nakonec padlo rozhodnutí pro řešení NEO Mobile, které je nyní součástí společnosti Axians N EO Solutions & Technology GmbH. Dva důvody: Axians je zkušeným partnerem místních úřadů a podporuje je v oblasti digitalizace, modernizace a “mobilizace”. Navíc komunální podnik srovnatelné velikosti již nástroj úspěšně implementoval.
Sada Axians NEO Suite představuje komplexní řešení pro řízení pracovní síly. Propojuje všechny subjekty zapojené do údržby, jako jsou technici, systémy, zařízení, klienti a zákazníci. Tento komplexní software je hluboce integrován do systému SAP.
NEO Mobile funguje jako digitální asistent pro uživatele na místě. Software umožňuje technikům mít na cestách neustále přehled o všech údajích o systému, zakázkách a zprávách. Zpětná vazba o údržbě nebo závadách je odesílána zpět do systému SAP v reálném čase nebo může být uložena offline, pokud není k dispozici připojení k internetu.
Místo tisku dokladů a archivace papírových účtenek používají mobilní zařízení se softwarem. To šetří čas a náklady, snižuje chybovost a zvyšuje bezpečnost dokumentace. Přehledný nástroj se snadno používá díky přizpůsobitelnému uživatelskému rozhraní – a to jak na větších obrazovkách notebooků se systémem Windows, tak na moderním tabletu. Řešení také zvyšuje flexibilitu techniků.
Zavedení nového řešení - a výzvy
Software nebyl v Magdeburku zaveden ze dne na den. Städtische Werke nejprve projednala své požadavky s odborníky ze společnosti Axians. Poté následovala vývojová a testovací fáze. Projekt probíhal od roku 2011 téměř 1,5 roku. Po 6 měsících byl zahájen produktivní provoz a zavedení do všech oblastí trvalo přibližně dva roky.
S novým řešením nejprve pracovali klíčoví uživatelé. Frank Trompke, produktový manažer NEO Mobile ve společnosti Axians NEO Solutions & Technology, vysvětluje: “Zvolili jsme agilní přístup a pracovali jsme metodou Scrum.” Mnoho přístupů k řešení a požadavků zůstalo zpočátku otevřených a byly definovány v průběhu procesu na základě prvních zkušeností. Za tímto účelem byl v Magdeburgu vytvořen tým, v němž úzce spolupracovali zaměstnanci SWM a odborníci společnosti Axians.
Jedním z problémů při zavádění bylo, že mnoho montérů mělo zpočátku obavy. Do té doby měli s digitálními nástroji při své každodenní práci jen málo zkušeností. Někteří se obávali, že je nová transparentnost zprůhlední. Všechny kroky procesu byly koordinovány s podnikovou radou.
Ulrich Heinemann zvolil praktický přístup, aby rozptýlil ostych a obavy svých kolegů. Na jeden den v týdnu během zavádění přesunul své pracoviště do budovy, kde sídlí montéři. Každý, kdo měl otázky nebo si nebyl jistý, se mohl obrátit přímo na něj. “To byl klíčový faktor úspěchu přechodu,” říká Heinemann.
Jak se NEO Mobile používá ve společnosti SWM
Od zavedení softwaru se toho hodně událo – na obou stranách. Společnost Städtische Werke implementovala SAP S/4 HANA. Axians tuto migraci systému podpořil zcela novou verzí programu NEO Mobile. Byla přidána vylepšení a nové procesy. Heinemann si pochvaluje zejména vysoký výkon a použitelnost nástroje. I proto je nyní přijetí mezi zaměstnanci “mnohem, mnohem větší”.
V Magdeburku nyní se společností NEO Mobile denně pracuje téměř 170 zaměstnanců. Zpočátku ji používali hlavně na noteboocích, ale někteří postupně přecházejí na tablety. Mobilní zařízení používají k zaznamenávání časů, kontrolních seznamů, hlavních technických údajů nebo dokumentů o měření.
Ostatní nadále používají NEO Mobile na výkonných noteboocích. Zároveň je na počítačích nainstalován komplexní specializovaný software, který používají například k nastavení systémů v různých divizích.
Jaké výhody přinesl přechod na NEO Mobile
Program mobilní údržby NEO Mobile nabízí společnosti SWM mnoho výhod:
- Přibližně 150 různých papírových dokumentů bylo digitalizováno ve standardizovaném rozhraní. Existují historické důvody, proč bylo dokumentů tolik: Před založením společnosti SWM v roce 1993 existovaly nezávislé společnosti pro dodávky plynu, vody, energie a tepla a také společnost pro odpadní vody. Všechny měly své vlastní formuláře a procesy. Ty byly standardizovány až se zavedením softwaru a nyní jsou k dispozici v digitální podobě.
- Dokumenty se již nemusí tisknout, odnášet, vracet a zakládat, protože jsou k dispozici v digitální podobě.
- Další dokumentační funkce jsou možné. Lze nejen generovat zakázky, kontrolovat je na mobilním zařízení, vykazovat je zpětně a fakturovat. Technici jej mohou používat také k úpravě a vytváření oznámení, zaznamenávání údajů o měření a naměřených hodnotách a úpravě kontrolních seznamů a kmenových dat.
- Všechny úkoly lze podrobně naplánovat a zaznamenat. V minulosti se jednotlivé úlohy zaúčtovávaly do trvalého příkazu, který se evidoval v určitém okamžiku. Nyní je každý úkol přiřazen ke konkrétnímu technickému objektu – například hydrantu – a lze jej vyúčtovat.
Zavedením NEO Mobile tak společnost Städtische Werke Magdeburg výrazně pokročila v digitalizaci: Všechny procesy související s údržbou a servisem probíhají plynuleji a efektivněji.
O společnosti Städtische Werke Magdeburg
Společnost Städtische Werke Magdeburg je významným partnerem v oblasti dodávek a servisu v Sasku-Anhaltsku. S dlouholetou tradicí nabízí již desítky let spolehlivé dodávky energií, moderní telekomunikační služby a ekologická řešení pro likvidaci odpadů. Společnost Städtische Werke Magdeburg se zaměřuje na inovace s cílem podpořit udržitelnou výrobu a využití energie. Díky svému nasazení hrají pozitivní roli při utváření regionálního rozvoje.
