Pracownicy obsługi systemów i sieci SWM codziennie konserwują i kontrolują sieci i systemy, zakładają przyłącza domowe lub sprawdzają działanie armatury (np. hydrantów). Otrzymują oni zlecenie pracy, w którym dokumentują wykonaną pracę. Usterki są dokumentowane za pomocą komunikatów o usterkach i przerwach w dostawie. Przed wprowadzeniem rozwiązania mobilnego używali w tym celu wielu różnych dokumentów papierowych.

Teraz należało zoptymalizować procesy konserwacji. Celem było zlecanie, dokumentowanie i fakturowanie wszystkich usług konserwacyjnych i naprawczych, usuwanie usterek i usług dla stron trzecich za pośrednictwem rozwiązania mobilnego.

Powinno to również gwarantować obowiązek dostarczenia dowodów w przypadku szkody: Dokumentacja cyfrowa może być wykorzystana do dostarczenia szczegółowych i jasnych dowodów na to, kiedy który pracownik wykonał jaką pracę.

Ponieważ SWM wykorzystuje moduł SAP PM do obsługi swoich procesów utrzymania ruchu, nowa technologia musiała płynnie zintegrować się ze środowiskiem systemowym. Jednocześnie konieczne było umożliwienie wykorzystania oprogramowania do przetwarzania zleceń serwisowych dla stron trzecich.

Aby znaleźć odpowiednie oprogramowanie, SWM otrzymało różne oferty. Zdecydowano się na rozwiązanie NEO Mobile, które jest obecnie częścią Axians N EO Solutions & Technology GmbH. Z dwóch powodów: Axians jest doświadczonym partnerem władz lokalnych i wspiera je w zakresie cyfryzacji, modernizacji i “mobilizacji”. Ponadto przedsiębiorstwo komunalne o porównywalnej wielkości z powodzeniem wdrożyło już to narzędzie.

Axians NEO Suite to całościowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami. Łączy wszystkie osoby zaangażowane w konserwację, takie jak technicy, systemy, sprzęt, klienci i klienci. Kompleksowe oprogramowanie jest głęboko zintegrowane z systemem SAP.

NEO Mobile działa jako cyfrowy asystent dla użytkowników na miejscu. Oprogramowanie pozwala technikom mieć oko na wszystkie dane systemowe, zamówienia i wiadomości przez cały czas, gdy są w ruchu. Informacje zwrotne na temat konserwacji lub usterek są przesyłane z powrotem do SAP w czasie rzeczywistym lub mogą być zapisywane offline, jeśli nie ma połączenia z Internetem.

Zamiast drukować dokumenty i archiwizować papierowe paragony, korzystają z urządzenia mobilnego z oprogramowaniem. Oszczędza to czas i koszty, zmniejsza liczbę błędów i zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji. Przejrzyste narzędzie jest łatwe w użyciu dzięki konfigurowalnemu interfejsowi użytkownika – zarówno na większych ekranach laptopów z systemem Windows, jak i na nowoczesnym tablecie. Rozwiązanie to zwiększa również elastyczność techników.

Oprogramowanie nie zostało wprowadzone w Magdeburgu z dnia na dzień. Najpierw firma Städtische Werke omówiła swoje wymagania z ekspertami z Axians. Następnie rozpoczęła się faza rozwoju i testów. Projekt trwał prawie 1,5 roku od 2011 roku. Po 6 miesiącach rozpoczęto produktywne działanie, a wdrożenie we wszystkich obszarach zajęło około dwóch lat.

Kluczowi użytkownicy najpierw pracowali z nowym rozwiązaniem. Frank Trompke, Product Manager NEO Mobile w Axians NEO Solutions & Technology, wyjaśnia: “Przyjęliśmy zwinne podejście i pracowaliśmy metodą Scrum”. Wiele podejść do rozwiązań i wymagań początkowo pozostało otwartych i zostało zdefiniowanych w trakcie procesu na podstawie wstępnych doświadczeń. W tym celu w Magdeburgu utworzono zespół, w którym pracownicy SWM i specjaliści Axians ściśle ze sobą współpracowali.

Jednym z wyzwań podczas wdrażania było to, że wielu monterów było początkowo nieufnych. Do tego czasu mieli oni niewielkie doświadczenie z narzędziami cyfrowymi w swojej codziennej pracy. Niektórzy obawiali się, że nowa przejrzystość uczyni ich bardziej transparentnymi. Wszystkie etapy procesu były koordynowane z radą zakładową.

Ulrich Heinemann wybrał praktyczne podejście, aby rozwiać nieśmiałość i obawy swoich kolegów. Przeniósł swoje miejsce pracy do budynku, w którym pracują monterzy, na jeden dzień w tygodniu podczas wdrażania. Każdy, kto miał pytania lub wątpliwości, mógł skontaktować się bezpośrednio z nim. “To był kluczowy czynnik sukcesu przejścia na nowy system” – mówi Heinemann.

Od momentu wprowadzenia oprogramowania wiele się wydarzyło – po obu stronach. Firma Städtische Werke wdrożyła SAP S/4 HANA. Axians wsparł tę migrację systemu całkowicie nową wersją programu NEO Mobile. Dodano ulepszenia i nowe procesy. Heinemann chwali w szczególności wysoką wydajność i użyteczność narzędzia. Jest to kolejny powód, dla którego akceptacja wśród pracowników jest teraz “dużo, dużo większa”.

Prawie 170 pracowników w Magdeburgu pracuje teraz codziennie z NEO Mobile. Początkowo używali go głównie na laptopach, ale niektórzy stopniowo przechodzą na tablety. Używają urządzenia mobilnego do rejestrowania czasów, list kontrolnych, technicznych danych podstawowych lub dokumentów pomiarowych.

Inni nadal korzystają z NEO Mobile na potężnych laptopach. Jednocześnie na komputerach zainstalowane jest złożone, specjalistyczne oprogramowanie, którego używają na przykład do wprowadzania ustawień w systemach w różnych działach.

Städtische Werke Magdeburg jest ważnym partnerem w zakresie dostaw i usług w regionie Saksonii-Anhalt. Dzięki wieloletniej tradycji od dziesięcioleci oferuje niezawodne dostawy energii, nowoczesne usługi telekomunikacyjne i przyjazne dla środowiska rozwiązania w zakresie utylizacji odpadów. Städtische Werke Magdeburg koncentruje się na innowacjach w celu promowania zrównoważonego wytwarzania i wykorzystania energii. Dzięki swojemu zaangażowaniu odgrywają pozytywną rolę w kształtowaniu rozwoju regionalnego.