Kromě toho bylo téměř nemožné zavést řízení zásob zaměřené na spotřebu, protože informace o výdejích a spotřebě se do systému dostávaly vždy se zpožděním, a proto byly zpravidla neaktuální. V roce 2011 bylo rozhodnuto zavést systém SAP jako standardizované řešení ERP pro všechny společnosti Belimed po celém světě. Současně měl být na nový IT základ postaven i zákaznický servis.

V rámci příprav byla na začátku roku 2012 zahájena příprava technického konceptu, ale zahájení projektu bylo původně odloženo. “Rychle jsme si uvědomili, že nemá smysl implementovat procesy SAP a současně vyvíjet mobilní aplikaci. Koneckonců pro zmapování hladce probíhajícího procesu obsluhy zákazníků, včetně integrace všech mobilních zařízení, je nejprve zapotřebí stabilní základ,” popisuje důvod odložení Markus Pfiffner, manažer aplikací ERP ve společnosti Belimed AG ve švýcarském Sulgenu. To znamenalo, že bylo možné využít čas k přesné analýze stávajících procesů, aby bylo možné na tomto základě definovat standardní proces, který by byl vhodný jako šablona pro zavedení v národních společnostech. Tento proces byl poté zaveden ve švýcarské servisní organizaci, zpočátku pro pilotní provoz. “Bylo pro nás důležité optimálně přizpůsobit proces specifikacím technické koncepce společnosti Belimed. Bylo to proto, že stávající funkce nám na začátku projektu nestačily a bylo třeba je rozšířit,” říká Markus Pfiffner.

Nový proces obsluhy zákazníků byl implementován výhradně na bázi systému SAP. Objednávky jsou přímo a kompletně evidovány v systému ERP a přenášeny do plánování nasazení, které se provádí pomocí modulu SAP Multi Resource Scheduling (MRS). Odtud se údaje o příslušné objednávce přenášejí do mobilních zařízení. Po synchronizaci mají servisní technici k dispozici všechny potřebné informace pro danou zakázku, mohou si ze skladu vybrat požadovaný materiál a zakázku provést. Všechny časy a výkazy, včetně elektronických podpisů zákazníka, jsou zaznamenány offline a poté synchronizovány zpět do systému SAP. Nyní je také možné vystavovat faktury okamžitě, a ne až po několika dnech či týdnech jako dříve. “Pilotní provoz ve Švýcarsku již vedl k výraznému zvýšení efektivity a kvality procesů. Naše skladové zásoby jsou nyní také výrazně nižší. A rychlá fakturace má znatelně pozitivní vliv na stav hotovosti a likvidity,” shrnuje první zkušenosti Markus Pfiffner.

Nové řešení bylo velmi dobře přijato i zaměstnanci. Nejen proto, že bylo zcela odstraněno mnoho dříve nutných manuálních pracovních úkonů. Pomocí sady NEO Mobile Suite se také téměř zcela zautomatizovalo vyúčtování cestovních výdajů. K tomuto účelu slouží všechny časy a potvrzení výdajů zaznamenané na mobilních zařízeních. Je také možné zadávat paušální výdaje, ubytování v hotelu, cesty autem nebo parkovné. To se provádí buď na základě objednávky, nebo na základě interní objednávky, která se zúčtuje na nákladovém středisku. Tím zcela odpadá další práce, kterou dříve vyžadovalo vyúčtování cestovních výdajů, a zaměstnanci dostávají přímo ze systému týdenní výkazy, v nichž lze přehledně sledovat všechny informace včetně vyplacených částek.

Poté, co byl systém NEO Mobile Suite by Axians důkladně otestován stávajícími 30 švýcarskými servisními techniky společnosti Belimed, bylo v lednu 2014 zahájeno jeho mezinárodní zavádění, nejprve v Německu a Rakousku, další země budou následovat v roce 2015. V současné době s novým systémem pracuje již 120 techniků. Při konečném zavádění jich bude 250, kteří budou pracovat v evropských pobočkách a také v USA a Číně. “Nyní máme proces, který je plně integrován do systému SAP bez jakýchkoli systémových přestávek. Veškerá data se musí zadávat pouze jednou, odpadají problémy s rozhraním a téměř všechny ostatní zdroje chyb byly odstraněny,” popisuje Markus Pfiffner hlavní výhody nového systému.

Kromě toho budou v budoucnu v rámci celé skupiny k dispozici provozní a strategická kritéria měření, která lze využít k dalšímu zlepšování kvality služeb. “Poprvé tak získáváme skutečnou transparentnost a můžeme porovnávat procesy a jejich výsledky ve všech lokalitách. Současně lze sadu NEO Mobile Suite přizpůsobit tak, aby zohledňovala regionální specifika,” vysvětluje Markus Pfiffner. “Sada NEO Mobile Suite se tak stala ústředním nástrojem, s jehož pomocí můžeme zvýšit spokojenost zákazníků, zlepšit naši konkurenceschopnost a tím i zvýšit ziskovost celé společnosti.”

Stáhnout odkaz

Společnost Belimed AG je světovým lídrem v oblasti sterilizace a prevence infekcí ve zdravotnictví. Díky inovativním řešením, jako jsou myčky-dezinfektory a sterilizátory, stanovuje společnost Belimed vysoké standardy v oblasti lékařské hygieny. Švýcarská společnost úzce spolupracuje se zdravotnickými organizacemi a poskytuje nejmodernější technologie pro bezpečné a účinné výrobky.