Ponadto prawie niemożliwe było wdrożenie zarządzania zapasami zorientowanego na zużycie, ponieważ informacje o wycofaniach i zużyciu zawsze trafiały do systemu z opóźnieniem, a zatem były generalnie nieaktualne. W 2011 roku podjęto decyzję o wprowadzeniu SAP jako ustandaryzowanego rozwiązania ERP dla wszystkich spółek Belimed na całym świecie. W tym samym czasie obsługa klienta miała również zostać oparta na nowych podstawach informatycznych.

Przygotowując się do tego, na początku 2012 roku rozpoczęto prace nad koncepcją techniczną, ale start projektu został początkowo odłożony. “Szybko zdaliśmy sobie sprawę, że nie ma sensu wdrażać procesów SAP i rozwijać aplikacji mobilnej w tym samym czasie. W końcu, aby odwzorować płynnie działający proces obsługi klienta, w tym integrację wszystkich urządzeń mobilnych, najpierw potrzebna jest stabilna podstawa” – mówi Markus Pfiffner, kierownik ds. aplikacji ERP w Belimed AG w Sulgen w Szwajcarii, opisując powód odroczenia. Oznaczało to, że czas można było wykorzystać na dokładną analizę istniejących procesów w celu zdefiniowania na tej podstawie standardowego procesu, który był odpowiedni jako szablon do wdrożenia w spółkach krajowych. Proces ten został następnie wdrożony w szwajcarskiej organizacji usługowej, początkowo w ramach operacji pilotażowej. “Ważne było dla nas optymalne dostosowanie procesu do specyfikacji koncepcji technicznej Belimed. Wynikało to z faktu, że istniejąca funkcjonalność nie była dla nas wystarczająca na początku projektu i musiała zostać rozszerzona” – mówi Markus Pfiffner.

Nowy proces obsługi klienta został wdrożony w całości w oparciu o SAP. Zamówienia są rejestrowane bezpośrednio i w całości w systemie ERP i przekazywane do planowania rozmieszczenia, które odbywa się za pomocą modułu SAP Multi Resource Scheduling (MRS). Stamtąd dane dotyczące danego zlecenia są przesyłane do urządzeń mobilnych. Po synchronizacji technicy serwisowi mają wszystkie niezbędne informacje dotyczące zlecenia, mogą wybrać wymagany materiał z magazynu i wykonać zlecenie. Wszystkie czasy i raporty, w tym podpisy elektroniczne klienta, są rejestrowane w trybie offline, a następnie synchronizowane z powrotem do SAP. Teraz możliwe jest również natychmiastowe wystawianie faktur, a nie po dniach lub tygodniach, jak wcześniej. “Operacja pilotażowa w Szwajcarii już doprowadziła do znacznego wzrostu wydajności i jakości procesu. Nasze poziomy zapasów są teraz również znacznie niższe. Szybkie wystawianie faktur miało zauważalnie pozytywny wpływ na stan gotówki i płynność finansową” – mówi Markus Pfiffner, podsumowując pierwsze doświadczenia.

Nowe rozwiązanie zostało również bardzo dobrze przyjęte przez pracowników. Nie tylko dlatego, że wiele z wcześniej niezbędnych ręcznych czynności zostało całkowicie wyeliminowanych. Rozliczanie kosztów podróży również zostało niemal całkowicie zautomatyzowane dzięki pakietowi NEO Mobile Suite. W tym celu wykorzystywane są wszystkie czasy i potwierdzenia wydatków zarejestrowane na urządzeniach mobilnych. Możliwe jest również wprowadzanie zryczałtowanych wydatków, zakwaterowania w hotelu, podróży samochodem lub opłat parkingowych. Odbywa się to na podstawie zamówienia lub na podstawie zamówienia wewnętrznego, które jest rozliczane na centrum kosztów. Całkowicie eliminuje to dodatkową pracę wymaganą wcześniej do rozliczania kosztów podróży, a pracownicy otrzymują cotygodniowe raporty bezpośrednio z systemu, w których wszystkie informacje, w tym wypłacone kwoty, można w przejrzysty sposób śledzić.

Po dokładnym przetestowaniu NEO Mobile Suite by Axians przez obecnych 30 szwajcarskich techników serwisowych Belimed, w styczniu 2014 r. rozpoczął się międzynarodowy rollout, początkowo w Niemczech i Austrii, a następnie w innych krajach w 2015 r. Obecnie 120 techników pracuje już z nowym systemem. W ostatecznym rozrachunku będzie ich 250, pracujących w lokalizacjach europejskich, a także w USA i Chinach. “Mamy teraz proces, który jest w pełni zintegrowany z systemem SAP bez żadnych przerw systemowych. Wszystkie dane muszą być wprowadzane tylko raz, nie ma już problemów z interfejsem i prawie wszystkie inne źródła błędów zostały wyeliminowane” – mówi Markus Pfiffner, opisując kluczowe zalety nowego systemu.

Ponadto w przyszłości w całej Grupie dostępne będą operacyjne i strategiczne kryteria pomiaru, które będzie można wykorzystać do dalszej poprawy jakości usług. “Po raz pierwszy daje nam to prawdziwą przejrzystość i pozwala porównywać procesy i ich wyniki we wszystkich lokalizacjach. Jednocześnie pakiet NEO Mobile Suite można dostosować do specyfiki regionalnej” – wyjaśnia Markus Pfiffner. “Pakiet NEO Mobile Suite stał się zatem centralnym narzędziem, dzięki któremu możemy zwiększyć zadowolenie klientów, poprawić naszą konkurencyjność, a tym samym zwiększyć rentowność całej firmy”.

Proszę pobrać odniesienie

Belimed AG jest światowym liderem w dziedzinie sterylizacji i zapobiegania infekcjom w sektorze opieki zdrowotnej. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, takim jak myjnie-dezynfektory i sterylizatory, Belimed wyznacza wysokie standardy higieny medycznej. Szwajcarska firma ściśle współpracuje z organizacjami opieki zdrowotnej, aby dostarczać najnowocześniejsze technologie dla bezpiecznych i skutecznych produktów.